회의록 양식 — 복사해서 쓰는 기본 템플릿과 항목별 쓰는 법

회의록 양식을 검색하면 화려한 서식이 많이 나오는데, 실제로 오래 쓰이는 양식은 단순합니다. 항목이 많으면 채우다 지쳐서 안 쓰게 되기 때문입니다. 필수는 여섯 칸이면 충분합니다.

기본 양식

아래를 그대로 복사해 쓰시면 됩니다.

회의명 · 날짜 · 참석자 목적 — 이 회의로 정하려던 것 한 줄 결정사항 1. (결정된 것만. 논의만 한 것은 쓰지 않음) 액션아이템 | 할 일 | 담당 | 기한 | | --- | --- | --- | | | | | 결정하지 못한 것 — 다음에 다시 논의할 것 공유사항 — 결정은 아니지만 알아야 할 정보

항목별로 걸리는 지점

목적 한 줄이 의외로 중요합니다. 회의 전에 이 칸을 못 채우면 그 회의는 안 하는 게 나을 확률이 높습니다. "이번 회의로 A안/B안 중 하나를 정한다"처럼 쓰면, 회의가 끝났을 때 목적 달성 여부가 바로 보입니다.

결정사항에는 결정만 씁니다. 회의록이 무너지는 첫 번째 지점이 여기입니다. 논의된 내용과 결정된 내용이 섞이면, 몇 주 뒤 "그때 그렇게 하기로 했잖아요"와 "그건 얘기만 나온 거였는데요"가 부딪힙니다. 애매하면 결정사항이 아니라 '결정하지 못한 것'으로 내립니다.

액션아이템의 담당은 반드시 한 명입니다. "기획팀"이라고 쓰면 아무도 안 합니다. 기한이 안 정해졌으면 비워 두지 말고 "미정"이라고 적으세요. 미정이라고 적혀 있어야 다음 회의에서 정하게 됩니다.

결정하지 못한 것 칸이 이 양식에서 가장 가치 있는 칸입니다. 대부분의 양식에는 이 칸이 없어서, 결론 없이 넘어간 주제가 회의록에서 사라집니다. 그리고 한 달 뒤에 같은 논의를 처음부터 다시 합니다.

회의 유형별 변형

유형이 다른데 같은 양식을 쓰면 억지로 칸을 채우게 됩니다. 아이디어 회의에서 결정사항 칸이 비는 것은 정상입니다.

쓰는 시점이 품질을 정한다

같은 양식이라도 회의 직후 10분 안에 쓰는 것과 다음 날 쓰는 것은 결과가 다릅니다. 하루 지나면 "그거 누가 하기로 했더라"가 이미 흐려져 있습니다. 회의 마지막 5분에 결정사항과 액션아이템을 소리 내어 확인하고, 그 자리에서 칸을 채우는 것이 가장 확실합니다.

메모를 회의 중에 두서없이 적었다면, 회의록 해봄에 붙여넣으면 위 양식 구조(결정사항·액션아이템·흐릿하게 넘어간 것)로 정리해 줍니다. 담당자가 없는 항목을 지우지 않고 "미정"으로 드러내 주기 때문에, 정리 결과가 그대로 다음 회의의 안건 목록이 됩니다.

녹음을 전사해서 쓰는 경우라면 회의록 자동화가 잘 안 되는 회의의 특징을 먼저 보시길 권합니다. 도구 문제가 아니라 회의 진행 방식 문제인 경우가 많습니다.