회의록 해봄

회의록의 목적은 무슨 말이 오갔는지 기록하는 것이 아닙니다. 무엇이 정해졌고 누가 무엇을 언제까지 하는지를 남기는 것입니다. 그런데 회의 메모를 보면 대개 발언의 나열이고, 정작 결정과 담당은 흐릿합니다. 회의 자체가 그렇게 흘러갔기 때문입니다.

이 도구는 흩어진 메모나 녹음 전사본을 결정사항과 액션아이템으로 재구성합니다. 다만 다른 정리 도구와 다르게 하는 일이 하나 있습니다. 흐릿하게 넘어간 부분을 찾아서 드러냅니다. 담당자 없이 "확인 필요"로 끝난 항목, 기한 없이 정해진 할 일, 논의만 되고 결론 없이 다음 안건으로 넘어간 주제. 이런 것들은 회의 중에는 자연스럽게 지나가지만, 몇 주 뒤 문제가 되는 일의 대부분이 여기서 시작됩니다.

그래서 이 도구는 메모에 없는 것을 채워 넣지 않습니다. 담당자가 안 정해졌으면 "미정"으로 표시하고, 결정이 없었으면 결정이 없었다고 씁니다. 그럴듯하게 채운 회의록은 보기엔 좋지만, "미정"이 그대로 보이는 회의록이 다음 회의를 짧게 만듭니다.

점수는 이 회의가 얼마나 마무리가 잘 된 회의였는지를 나타냅니다. 결정이 명확하고 할 일마다 담당과 기한이 붙어 있으면 높고, 논의만 무성했으면 낮습니다. 회의 문화가 궁금한 팀이라면 몇 번 돌려 보고 점수 추이를 보는 것도 방법입니다.

전사본의 품질이 결과를 좌우합니다. 화면을 보면서 "이거", "여기"라고 말한 부분은 전사가 정확해도 내용을 복원할 수 없습니다. 회의를 조금 바꾸는 것만으로 회의록 품질이 크게 달라지는데, 그 방법은 함께 있는 글에서 다뤘습니다.